Génération de documentations composites à partir de SAP aux travers de modèles standardisés (article 1/5)

Générer et distribuer des documents de manière automatisée, c’est le rêve d’un grand nombre d’entreprises devant gérer une grande variété de documents (des catalogues de pièces détachées, des manuels utilisateurs ou des documentations produits). Dans les faits, la documentation est bien souvent générée manuellement à partir de différents systèmes. Bien qu’il existe des possibilités d’automatisation, celles-ci ne sont généralement destinées que pour les grandes documentations qui prennent beaucoup de temps ou pour les documentations simples et redondantes. SEAL Systems propose depuis des années des solutions permettant d’optimiser la génération de documentation techniques pour les industriels.

Mais comment pouvons-nous également accompagner les utilisateurs qui souhaitent produire des documentations en petites quantités ou des compilations personnalisées?  Pour cela, SEAL Systems a décidé de simplifier la création manuelle de documentations. La solution permet désormais à un plus grand nombre d’utilisateurs d’automatiser, au moins partiellement, leurs processus de création de documentations et donc de gagner du temps. Dans notre nouvelle série de blogs « Création de documentations avec SEAL Systems », nous vous décrivons avec précisons le fonctionnement de cette solution.

Dans notre premier article de cette série, nous vous montrerons comment vous pouvez créer des documentations à partir de SAP en quatre étapes simples en utilisant des modèles prêts à l’emploi.

Etape 1 : Quels fichiers doivent être exploités ?

La création d’une documentation commence par la détermination des fichiers à exploiter. Pour trouver ces fichiers, vous disposez dans ce cas de deux options, que vous pouvez également combiner comme vous le souhaitez :

1. Utiliser les transactions SEAL Systems d’éclatement de structures et de collecte de documents (nos programmes recherchent les documents appartenant à un objet SAP donné). Un paramétrage spécifique client permet de déterminer les fichiers à transférer à la solution SEAL Systems.

Le résultat de cette requête est une liste à plat de fichiers sans aucune information relative à la structure.

Résultat : Liste de documents

Etape 2: Comment les fichiers sont associés à une structure ?

Il existe deux façons de créer la structure pour votre documentation : Vous pouvez définir la structure à l’aide de modèles prêts à l’emploi ou créer la structure des chapitres manuellement. Nous vous l’expliquerons en détail dans le deuxième article de notre série de publications « Création de documentations avec les systèmes SEAL Systems » comment fonctionne cette création manuelle de structures.

Dans le cas de l’exploitation d’un modèle de structure,  cette structure des chapitres est transférée au travers de la requête en cours. Vous pouvez également inclure des espaces réservés dans les modèles. Lors de la création, le système vérifie alors si un fichier correspond à un espace réservé. Si tel le cas, il est transféré à la structure de chapitre à la place de l’espace réservé.

Demande de création de documentations dans SAP comprenant une structure des chapitres

Etape 3: Comment je détermine la mise en page de la documentation ?

Les fichiers sont maintenant structurés. Il faut à présent déterminer quelle mise en page vous souhaitez appliquer. Un grand nombre de modèles sont déjà disponibles dans le système standard. Toutefois, des mises en page spécifiques peuvent bien entendu être ajoutées. Si vous le souhaitez, il est également possible d’affecter des mises en page spécifiques au niveau du fichier original en plus des paramètres globaux pour l’ensemble de la Fiche Info Document. Cela vous donne un maximum de flexibilité lors de la création de vos mises en page.

Voici un exemple de mise en page transféré à partir de SAP au système DPF (Digital Process Factory®):

Information de mise en page pour la création de documentation

Example de contenu sous forme de « liste ».

Exemple de signets dans la documentation

Etape 4: Quels sont les formats de sortie et quelle destination cible pour la documentation ?

Il convient de déterminer où le document sera stocké (par exemple, sous la forme d’une nouvelle FID) et qui sera informé par courrier électronique de la publication de la documentation. Vous pouvez décider du mode de sortie au travers des paramètres de la requête.

Paramètres disponibles pour la création de la documentation

Avec cette solution de SEAL Systems, vous obtenez votre documentation à partir de documents SAP existants en quelques étapes seulement.

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