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Le Défi chez AllisWell Pharma AG
« Peter Schmidt vient de remercier son correspondant SEAL Systems Matthias Miller « Vous m’avez grandement rendu service en résolvant mon problème de qualité d’archivage des pièces jointes SAP stockés en tant que Documents GOS et BDS. Nous pouvons garantir maintenant la qualité des documents nouvellement archivés en pièces jointes. Mais nous avons également un historique de plusieurs milliers de documents archivés en pièces jointes GOS ou BDS. Il est aussi nécessaire d’uniformiser la qualité de ces documents dans le système. »
La solution de SEAL Systems
« Nous avons justement une solution qui répond parfaitement à votre demande. Notre solution ArchiveLink XSA (XSA pour eXtend Search and Action) permet de traiter en masse des documents existants » a informé Matthias Miller. – « C’est exactement la solution qu’il nous faut » révèle Peter Schmidt. « Nous pouvons même utiliser l’outil pour migrer les fichiers vers un autre système de stockage! – Pouvez-vous migrer les fichiers traités dans un autre Content server? » demande Tobias Wagner. « Pas de souci » répond Matthias Miller. « Nous pouvons même réaliser une océrisation pour pouvoir rechercher du texte dans les documents scannés. Est-ce que cela pourrait aussi avoir du sens? ».
ArchiveLink XSA : Fonctionnement
« C’est effectivement très intéressant » répond l’employé de AllisWell Pharma AG. « Pouvez-vous nous expliquer comment la solution fonctionne? ». Matthias Miller répond que « La première étape consiste à rechercher les documents pour lesquels vous souhaitez appliquer un traitement. Par exemple, ça pourrait être toutes les pièces jointes associées aux commandes d’achats. La deuxième étape consiste à définir quelle action appliquer sur ces documents. Dans notre exemple, il faut convertir les fichiers au format PDF/A. D’autres actions, telles que la suppression de documents peuvent être également appliquées. Enfin, en dernier lieu, il faut déterminer quand et comment déclencher ce processus. Nous supportons les processus en interactif ou en traitement batch » explique Matthias Miller.
« C’est parfait, » dit Tobias Wagner. « Nous pouvons commencer le projet pour enfin s’assurer définitivement de la qualité des documents stockés en pièces jointes! »