Comment un système d’Output Management contribue à la réussite de votre stratégie MPS (Partie 2 sur 2)

par Tobias Habermann

managed-print-services-2Nous avons vu dans le premier article qu’un système d’Output management était un complément très utile dans la gestion des services d’impression (MPS). Dans cette seconde partie de notre publication, nous nous concentrons sur les aspects liés aux exigences d’administration et de supervision, à la sécurité des processus d’impression et à la mobilité. Vous allez pouvoir constater qu’un système d’output management couvre un spectre bien plus étendu que celui de l’accès aux périphériques de sortie (Partie 2 sur 2).

Administration et supervision

Vous devez déclarer et mettre à disposition vos imprimantes à un niveau applicatif, afin que vos utilisateurs puissent y accéder ? Rien de plus simple ! Dans le système d’output management, les imprimantes ne sont créées qu’une seule fois, puis automatiquement déployées dans les environnements applicatifs souhaités.  Vous économisez un temps considérable dans vos déclarations d’imprimantes.  Au travers des opérations de synchronisation,  les imprimantes supprimées sont automatiquement retirées des environnements utilisateurs. Les utilisateurs disposent également d’une l’interface d’ajout d’imprimantes.

Vous souhaitez contrôler tous les travaux d’impression, les périphériques, ainsi que leurs coûts associés ?  Le cockpit central d’administration vous apporte une transparence totale sur tous les travaux et périphériques. De plus, les incidents sont remontés avant même qu’ils impactent les utilisateurs. Vous pouvez ainsi suivre exactement toutes les informations liées aux impression (qui, quoi, quand, comment et combien) afin d’optimiser l’infrastructure en adoptant la bonne stratégie de déploiement. Les solutions de supervision dans les concepts MPS s’arrêtent bien souvent à des fonctions de contrôle des périphériques de sortie. Le système d’output management permet d’étendre cette  supervision aux travaux et processus de diffusion. Parfois, il n’est pas suffisant de savoir si une imprimante est en fonctionnement ou en panne. Vous souhaitez savoir au niveau de l’application si la dernière demande d’impression a été soumise avec succès et disposer d’une redirection automatique sur une imprimante de substitution, si l’imprimante initialement sélectionnée est en panne.

Sécurisation des processus d’impression 

La sécurité dans les processus d’impression devient un sujet de plus en plus important. A quoi sert d’implémenter une technologie de cryptage des données si, en définitive, les documents sont accessibles à tous, après décryptage et impression ? Ne vous exposez pas à cette faille de sécurité et faite confiance à la solution Secure & Pull Printing. Celle-ci fait partie de l’éventail des solutions d’un système d’output management. Elle doit naturellement être indépendante des fabricants d’imprimantes. Cette approche permet de mettre en place une stratégie sur le long terme, et ce, quel que soit votre choix de modèles d’imprimantes. L’authentification peut être réalisée par saisie d’un code PIN, par lecture d’un badge ou à partir d’un équipement mobile. Par ailleurs, les données des flux d’impression sont cryptées de bout en bout, et ce,quelle que soit l’application génératrice.

Environnement de travail « Mobile » 

Le monde du travail devient de plus en plus mobile. Un grand nombre d’employés utilisent des équipements mobiles dans leurs activités quotidiennes. Cependant, il a été constaté que plus de 70% des utilisateurs ne peut imprimer à partir de leurs équipements mobile, simplement parce que ces derniers ou les imprimantes ne supportent pas cette fonctionnalité. Il existe bien sûr des solutions propriétaires, mais elles ne permettent pas d’envisager une stratégie globale d’entreprise. Avec un système d’output management, tous les principaux systèmes d’exploitation et équipements mobiles (Android, iOS et tablettWindows Phone) peuvent soumettre des travaux d’impression sur tous types d’imprimantes. Vous pérennisez vos investissements sur le long terme, et ce, sans juxtaposer plusieurs solutions individuelles. En combinaison avec la solution  de Secure & Pull Printing, les employés peuvent récupérer leurs demandes d’impression à partir de leurs équipements mobiles, quel que soit l’endroit où ils se trouvent dans l’entreprise.

Le sujet du Travail à domicile joue un rôle de plus en plus important dans le monde du travail. Là aussi, le réseau d’impression doit également être accessible pour l’impression des documents importants. La mise en place d’un système d’output management permet d’accéder aux imprimantes via un environnement virtuel.

Conclusion :

Un système d’output management permet bien plus que l’envoi de documents d’un point A vers un point B. Il est un complément très utile à vos processus de gestion des diffusions d’informations et de documents. Vous êtes ainsi équipés pour la gestion de vos diffusions à partir de vos environnements ERP, Windows… mais également pour l’intégration de vos équipements mobiles et de vos environnements de travail à domicile.  En apportant une indépendance vis à vis du fabricant d’imprimantes, vous sécurisez vos investissements sur le long terme.  Ne concentrez pas votre attention uniquement sur la gestion de votre parc d’imprimantes. Mais définissez également une stratégie globale d’optimisation de vos processus d’impression et de diffusion de documents.

Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions sur ce sujet.

Vous pouvez également trouver davantage d’informations dans notre Livre Blanc dédié au Corporate Output Management.

Vous avez manqué la première partie de cette publication ?  Cliquer ici pour la consulter.

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