Vous avez une Question ? Nous pouvons vous aider !

Nous sommes à votre disposition. Saïd EL MORABITI partagera avec vous notre expérience et vous présentera les possibilités offertes par nos solutions.

Saïd EL Morabiti

Responsable Commercial

+33 (0) 1 43 97 69 66

Qu'Est-ce que le PDF ?

A file format independent of its creator’s program, hardware and operating system

Qu'Est-ce que le PDF ?
Le PDF (Portable Document Format) a été créé par Adobe en 1993. Le but était d’avoir un format indépendant du programme qui l’a créé, des matériels et des systèmes d’exploitation. Cela était garanti par la mise à disposition d’un lecteur de fichier gratuit et des spécifications libres. C’est uniquement le programme d’édition Adobe qui était payant. En principe, chacun peut développer sa propre solution de génération de fichiers PDF sur la base des spécifications disponibles.

Ce qui a toujours été une problématique, c’est la multiplication des fonctionnalités PDF au cours du temps. Développer un lecteur complet est devenu plus difficile. Adobe Acrobat Reader a toujours était la référence en la matière, même si Acrobat Reader n’a parfois pas respecté ses propres spécifications ou en a révélé les ambigüités. Le développement d’un programme de génération de fichiers PDF est simple seulement si les fonctionnalités sont limitées.

Inaltérable et reproductible

Des garanties d’utilisation du format PDF pour certaines applications (exploitation long-terme, archivage, impressions) ont été apportées avec la normalisation ISO PDF/A (19.005-1:2005). Un nombre défini de fonctionnalités on été retenu à partir des spécifications. Cette étape importante, permet de garantir la portabilité ainsi que la reproduction fidèle sur le long terme des fichiers PDF.

Un autre grand pas est la normalisation ISO du format propriétaire PDF. Avec cette décision, la société Adobe choisit de ne plus développer seule le format PDF. La version PDF 1.7 est alors normée sous la référence ISO 32000-1:2008. La seconde partie, PDF 2.0 ISO 32000-2, sera bientôt publiée. La norme ISO prend en compte certaines améliorations apportées par Adobe.

1:1 Des modèles pour les pages imprimées

Contrairement à des formats de fichiers comme Word, le format PDF met l’accent sur une description précise des pages. Une page PDF doit être une représentation électronique à l’échelle 1:1 pour l’impression. Contrairement aux documents papiers, les documents PDF disposent de mécanismes qui facilitent leurs manipulations par les utilisateurs. Ils peuvent disposer de répertoires interactifs, des signets et prévisualisations disponibles via Acrobat Reader.

L’usage de plus en plus important d’appareils mobiles avec des écrans plus petits a rendu certaines fonctions PDF très utiles. Les bons programmes de création de PDF, ajoutent des marqueurs dans le texte qui peuvent être exploités. Les images et autres objets peuvent être remplacés par une information textuelle si l’image ne peut être affichée sur un écran trop petit ou si elle n’est pas lisible.

Ajout d’objets 3D 

Les fichiers PDF peuvent également embarquer des objets 3D. Ceci permet de visualiser des conceptions CAO par exemple. Des modifications ne sont pas possibles, mais des éléments individuels peuvent être ajoutés ou supprimés. Des notes peuvent également être attachées.

Des fichiers PDF bien structurés disposent de marqueurs permettant d’identifier des éléments tels que des entêtes, des tables, des mots-clefs, et des contenus. Un lecteur approprié ne permet pas uniquement de lire le fichier, il permet également aux non-voyants de naviguer dans le fichier au travers d’une entrée vocale. Afin de savoir si un fichier supporte cette fonctionnalité, il faut vérifier sa conformité avec la norme ISO standard PDF/UA 14289-1:2012. De plus en plus, les publications des autorités et des institutions officielles encouragent cette norme.

Protection des documents PDF

Les entreprises partagent un grand nombre d’information et de connaissances via des documents PDF. La protection de ces documents PDF est donc un point essentiel.

  • Des anciens contenus PDF peuvent être rendu illisibles grâce aux fonctions de rédaction.
  • L’ouverture d’un fichier PDF peut être sécurisée par un mot de passe. Possibilité d’un seul mot de passe par fichier.

Des fonctionnalités peuvent être désactivées de façon individuelle : modification, impression ou l’extraction de texte. Les droits de modifications peuvent être sécurisés par mot de passe.

Plus de sécurité avec la Gestion des Droits Numériques 

La méthode de sécurisation des données la plus sûre mais aussi la plus compliquée est la mise en place d’un serveur de Gestion des Droits Numériques. Les fichiers PDF sont cryptés. Le décryptage est réalisé via Adobe Acrobat Reader. Le serveur autorise le décryptage après authentification de l’utilisateur. Des permissions spécifiques pour un fichier ou un utilisateur peuvent être paramétrées. Les permissions peuvent être modifiées après qu’un document soit diffusé, puisque les droits sont gérés au niveau du serveur et non pas dans le fichier PDF.

Davantage de sécurité avec la signature numérique

La signature numérique contribue également à sécuriser les documents. L’existence d’une signature valide dans le fichier prouve que le document n’a pas été modifié depuis l’application de la signature.
L’auteur peut être identifié sans ambigüité grâce au certificat utilisé. Cela rend le format PDF idéal pour l’utilisation de la signature numérique au sein des entreprises et administrations.

Voici à quoi doit ressembler un bon workflow de génération de PDF destinés à un archivage long terme :

Un bon générateur de PFD, créé automatiquement à partir des applications natives, des PDF (PDF/UA) balisés, dotés de fonctions de recherche de textes. La conformité pour l’archivage long terme est ensuite assure par une conversion en PDF/A.

Une signature électronique est ajoutée au document afin de déterminer à tout moment l’identité du propriétaire, de l’auteur et des personnes impliquées dans le processus de validation. Cela permet également de déterminer la forme originale du document.

Le document peut également être enregistré sans protection, dans un système GED ou d’archivage sécurisé. Si le document doit être diffusé, un cryptage est alors appliqué via le système de Gestion Numérique des Droits (GND ou DRM en anglais : Digital Rights Management). Le document PDF distribué, doit être considéré comme une copie d’un document qui est géré dans le système GED interne.

Conversion de tous vos documents avec SEAL Systems

SEAL Systems peut vous accompagner dans la gestion de vos conversions en PDF. Grâce à notre plateforme Corporate Conversion Server, générez automatiquement vos fichiers PDFs pour les diffuser, les reproduire ou les archiver ! Vous allez réaliser des économies mais également gagner en sécurité. Vous utilisez SAP, Teamcenter, SharePoint ou un autre système, et souhaitez limiter les coûts ? Pas de soucis, nous nous assurons que notre corporate conversion server s’interface avec l’ensemble de vos applications et systèmes. Contactez nous !

Vous souhaitez en savoir davantage au sujet de la conversion de vos documents en PDF ? – Notre expert, Said El Morabiti, sera heureux de répondre à vos questions !

Demandez à être contacté sans engagement de votre part.*

*Vos données seront utilisées uniquement pour la demande concernée. Aucun partage ou autre exploitation de vos données (newsletter,….).