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SAP et Documents ?

Pour SAP, comme pour tout autre système, le document est au centre des activités des entreprises. Qu’il soit électronique ou au format papier, il matérialise les données exploitées et nécessaires à la réalisation des activités.

Derrière ce terme générique, on entend toutes les formes de représentation de données et d’informations exploitées dans l’ERP. Il s’agit des formulaires, des étiquettes, des documents bureautiques ou techniques issus des bureaux d’études (CAO, PDM, PLM,…).

Dans SAP, les formulaires (commande, factures, avis et ordres…) ou les étiquettes (logistique, …), sont générés à partir des données exploitées dans le système lui-même. Les documents issus d’autres applications Office, CAO, graphique, … peuvent également être référencés, gérés dans SAP sous la forme d’un attachement (Generic Obect Services) ou grâce au module GED SAP DMS (Document Management System).

Les formulaires et étiquettes SAP

Les formulaires et étiquettes sont créés à partir des données gérées dans SAP. Ces documents ont été développés en SAPscript puis en Smartforms (formulaires uniquement).  Ces formats permettent l’impression en masse à partir de SAP. La complexité et les modifications récurrentes, les exigences des équipes métiers peuvent s’avérer difficile à couvrir avec ces technologies.

La GED SAP DMS

Le module SAP Document Management System (SAP DMS) est un module inter-application livré en standard dans SAP. Chaque document est matérialisé sous la forme d’un objet SAP intitulé Fiche Info Document. Cet objet contient un certain nombre d’attributs de base tels que le type de document, le nom du document, sa version, sa partition, mais aussi des données telles que la description du document, les groupes d’autorisation, le labo, etc. Enfin, il est également possible d’étendre cette liste d’attributs par le biais des caractéristiques de classes SAP.

Impressions et diffusions des documents SAP

Les documents SAP, peuvent être envoyés par emails (factures, commandes, …), via des portails web (portail fournisseurs, …), ou imprimés pour une utilisation par les équipes de production, d’exploitation ou de maintenance. Ils  sont aussi imprimés pour un envoi par courrier, ou pour accompagner une livraison, notamment pour les activités logistiques (étiquettes, documents douaniers, …). Les usages et les besoins documentaires ainsi que les canaux de restitution ou de diffusion dépendent des activités.

Certaines activités industrielles ou réglementées ont souvent besoin de s’appuyer sur des instructions, des modes opératoires, des consignes de sécurité, des plans, … Il est alors indispensable de récupérer les bons documents de SAP, dans le bon format et la bonne séquence.  Des transformations intermédiaires sont alors nécessaires pour adapter le format aux canaux de diffusions ou aux périphériques de sortie (PCL, Postscript, ZPL,…). La gestion de la compatibilité en amont au niveau des développements SAPScript, Smartforms,… peut s’avérer complexe.

La disponibilité des services d’impressions et de diffusions est également un enjeu majeur pour certaines activités (logistiques, réglementées,…), un blocage des impressions signifie un arrêt des activités.

Comment simplifier la création des étiquettes et formulaires ? Comment gérer facilement les documents dans SAP DMS ? Comment accompagner les processus métiers SAP des bons documents ? Comment garantir la disponibilité, la compatibilité des services d’impressions et de diffusions SAP ? Comment réduire les charges d’exploitation et d’administration des services d’impressions, de diffusions et des imprimantes ? Un grand nombre de « comment » auxquels nous apportons des réponses dans le Livret « Solutions pour les documents SAP ».