Dans cet Article
La dématérialisation progresse dans tous les secteurs et modifie la façon dont les entreprises travaillent. De plus en plus de processus sont gérés numériquement – du traitement des commandes et de la facturation à la distribution des documents. En fin de compte, cela offre de nombreux avantages tels que des économies de temps et d’argent. Cependant, la dématérialisation est également source de complexité. En effet, il faut désormais intégrer différents systèmes et formats de données et distribuer les documents de multiples façons. Pour exploiter pleinement le potentiel de la numérisation, les entreprises doivent être en mesure de suivre à tout moment les informations distribuées et d’assurer un échange de documents numériques sans erreurs ni incidents. Une distribution optimisée des documents est donc indispensable.
PLOSSYS Distribution Engine : La solution pour la distribution complexe de documents
Le moteur de distribution PLOSSYS de SEAL Systems a été conçu pour répondre à la complexité et aux exigences de diffusions de documents au sein des administrations et des entreprises. Il a été développé sur la base de technologies modernes pour permettre un flux de documents numériques fiable, même dans des environnements informatiques complexes. Les documents peuvent être distribués aux clients, aux partenaires et aux départements internes via un ou plusieurs canaux de distribution. Indépendamment du système source, les documents sont automatiquement traités et préparés pour la distribution. Le moteur de distribution de PLOSSYS assure ainsi une distribution optimisée des documents.
Flexibilité maximale pour la distribution des documents
Les utilisateurs bénéficient d’une flexibilité maximale en matière de distribution. Il est en effet possible de transmettre des documents par courrier électronique, via un portail client ou par une API vers d’autres systèmes. L’impression et l’envoi par courrier sont également possibles.
Le moteur convertit les documents dans le format requis si nécessaire et ajoute des estampillages numériquement le cas échéant. L’archivage des documents distribués dans SAP est également possible.
Interfaces pour le transfert de documents
Le moteur de distribution de PLOSSYS dispose d’interfaces flexibles qui permettent de transférer des documents à partir de différents systèmes sources, et de définir les paramètres de sortie souhaités. Cela permet aux entreprises d’utiliser de manière optimale les atouts du moteur de distribution de PLOSSYS et d’organiser plus efficacement la distribution de leurs documents.
Les principales interfaces sont
- Interface PLOSSYS 5 : Cette interface prend en charge les données à traiter pour la distribution numérique et envoie un retour d’information sur l’état de la diffusion.
- Intégration SAP : L’intégration pour SAP permet au moteur de distribution de PLOSSYS de reprendre les listes de documents collectés pour accompagner les processus métiers SAP des bons documents. Cela comprend également le réarchivage si nécessaire.
- API Rest : L’API Rest offre une connexion flexible aux différents systèmes.
Large éventail de canaux de distribution
Le moteur de distribution de PLOSSYS offre une large gamme d’options pour la distribution de documents. Cette polyvalence permet aux entreprises de tirer pleinement parti de l’automatisation et garantit une distribution optimisée des documents. Voici quelques exemples de canaux de distribution et méthodes supportés par le moteur :
Portail Web SEAL
Cryptshare
SharePoint
Kiteworks
Courrier électronique
Diffusion via PLOSSYS
Stockage dans le système de fichiers
Onedrive
Autres en préparation ou sur demande
Fonctionnalités avancées
Le moteur de distribution de PLOSSYS offre de nombreux avantages par rapport aux autres solutions du marché :
- Intégration directe pour les processus métiers SAP pour les accompagner des bons documents (Dossiers complets : forms + documents pour les achats, la vente, la fabrication, la maintenance, …)
- Conversion et ajout de pièces jointes
- Adaptation des PDF à la norme PDF/A
- Traitement des PDF protégés
- Fusion et compression des documents pour la distribution numérique
- Détection de métadonnées telles que la validité et la description de l’objet
- Diffusion indépendante de la séquence et du périphérique de sortie
- Réarchivage dans SAP
Ces fonctionnalités font de PLOSSYS Distribution Engine un choix technologique de premier ordre pour les entreprises qui ont besoin d’une distribution de documents fiable et optimisée.
Efficacité renforcée pour vos systèmes SAP
De nombreux clients SEAL Systems bénéficient déjà de notre solution de collecte et de distribution automatique de documents pour les processus métiers SAP. Les formulaires, les pièces jointes et les listes de documents, qui devaient auparavant être compilés et distribués manuellement, sont maintenant traités dans un processus entièrement automatisé avec la technologie SEAL Systems.
Le moteur de distribution de PLOSSYS optimise encore davantage la préparation des documents et la distribution numérique. Ainsi, le moteur de distribution PLOSSYS remplace les scripts spécifiques au client par des méthodes standardisées. Cela simplifie la configuration et rend les solutions de distribution numérique beaucoup plus flexibles et plus faciles à mettre en oeuvre et à exploiter. Cela vous permet de rendre votre distribution de documents et de données encore plus efficace et à l’épreuve du temps.
La combinaison avec PLOSSYS 5 est une avancée majeure. L’Enterprise Output Management Engine permet non seulement d’utiliser les avantages existants des solutions pour les processus métiers SAP dans un environnement cloud, mais il s’appuie également sur une architecture microservice moderne et unique.
Conclusion
Grâce au moteur de distribution de PLOSSYS, les entreprises disposent à tout moment d’une vue d’ensemble de l’état des diffusions des documents. Il répond aux exigences les plus élevées en matière de conformité et de traçabilité. SEAL Systems permet ainsi aux entreprises de profiter des opportunités de la dématérialisation tout en gérant efficacement leurs processus documentaires complexes. Les entreprises clientes bénéficient d’une gestion des diffusions documentaires plus efficace, ce qui simplifie les activités des employés.
Le moteur de distribution PLOSSYS crée ainsi une énorme valeur ajoutée pour les entreprises qui ont besoin d’une diffusion de documents rapide, fiable et optimisée.