Trois points clefs pour maîtriser vos documents avec SAP DMS

Qu’est que SAP DMS ?

SAP DMS est particulièrement recommandé pour les entreprises, qui doivent mettre à disposition de manière sécurisée et conforme, des documents et des fichiers pour différentes équipes et activités. Le principal intérêt de SAP DMS est de permettre une liaison objet entre les objets documents et les processus métiers SAP comme les achats, la vente, la fabrication, la maintenance, … Les documents sont facilement accessibles de manière centralisée et sécurisée pour l’ensemble de l’entreprise.

Les avantages de SAP DMS

Voici la description des trois principaux avantages du module GED SAP DMS.  Nous décrivons ici les fonctionnalités essentielles de SAP DMS qui permettent d’optimiser vos activités gérées dans SAP.

Premièrement : Définir les flux de création et d’édition de documents

Dans SAP DMS, des enregistrements de documents sont créés. Ceux-ci sont l’équivalent des dossiers de fichiers dans n’importe quel système d’exploitation standard. Ils permettent de stocker des plans techniques et des fichiers de n’importe quel format ou type pour les conserver en toute sécurité. La sécurité du système SAP est héritée des objets documents et l’accès et les droits peuvent être associés à des groupes d’utilisateurs spécifiques ou à des utilisateurs individuels. Les fichiers contenus dans ces enregistrements sont gérés de manière centralisée par les serveurs  SAP.

Ces enregistrements de documents (FID : Fiches Info Document) contiennent également plusieurs éléments clés qui élargissent les informations disponibles, notamment :

• Les propriétés du document ou les informations sur les fichiers stockés. Par exemple, la taille du fichier, le nombre de pages, les types d’applications associées, l’emplacement de stockage, etc.
• Les données de classification, qui sont des métadonnées supplémentaires liées au document mais qui peuvent concerner d’autres enregistrements  (
• Des liens vers d’autres objets SAP, comme indiqué précédemment (articles, postes techniques, commandes, …).

  SAP propose une fonction intuitive de flux de documents, appelée réseau de statuts, qui permet de suivre et de contrôler les documents aux différents stades de leur cycle de vie. Dès l’enregistrement d’un fichier dans le système, SAP, le système note le contenu et le statut de l’enregistrement et le stocke de manière appropriée.À titre d’exemple de workflow de document SAP, l’enregistrement commence son cycle de vie généralement par le statut « En cours de travail » ou « Nouveau ». Cet enregistrement peut ensuite être revu, édité, mis à jour ou supprimé selon les fonctions disponibles pour les utilisateurs qui le gèrent. En outre, l’enregistrement peut être déplacé dans le réseau de statuts jusqu’à « En cours de révision ». À ce stade, le fichier original est généralement verrouillé. Le « verrouillage » a pour but d’empêcher toute modification pendant que le document est examiné par un contrôleur de documents ou un responsable de l’ingénierie, en fonction de son contenu. Si le document n’est pas approuvé, il retourne généralement dans la catégorie « En cours de traitement » avec des notes ou des tâches supplémentaires que le propriétaire du document doit corriger ou ajouter. Enfin, lorsque l’enregistrement est approuvé, il passe à l’état « validé » et peut être ajouté à d’autres travaux importants pour être utilisé dans les processus métiers, dans une usine, pour gérer une commande, un ordre de fabrication, de maintenance, …

De plus, SAP permet la conversion de fichiers à l’aide de convertisseurs externes avancés lors de ces différentes étapes du cycle de vie. Grâce à la conversion automatisée, nous pouvons convertir des fichiers originaux de tous formats en PDF ou en fichiers 2D/3D  visualisables. Avec le PDF ou le PDF 3D, il est beaucoup plus facile pour les contrôleurs de documents ou les utilisateurs SAP d’accéder aux contenus sans avoir à acheter des licences coûteuses ou à installer des logiciels supplémentaires sur leurs machines.

Deuxièmement : Des utilisateurs mobiles, des fichiers disponibles

SAP DMS est l’interface utilisateur, et permet d’établir des liens avec de nombreux systèmes GED et ECM modernes. SAP DMS permet de gérer des fichiers qui sont disponibles sur des partages réseau Windows ou des archives de gestion de documents plus complexes telles que KPRO (Knowledge Provider) de SAP, Documentum, … et bien d’autres encore.

Le fait de lier les fichiers plutôt que de les stocker dans SAP permet un partage et un stockage efficaces et accessibles à l’échelle mondiale. Grâce au partage de fichiers en réseau et à la capacité de stockage dans le cloud, vos utilisateurs peuvent se trouver n’importe où dans le monde et avoir accès à tous les documents de l’entreprise à portée de main. Pour plus de détails sur les possibilités du cloud pour votre système SAP, consultez la page de stockage cloud de SAP : https://cloudplatform.sap.com/index.html.

En utilisant les bons outils de stockage et de mise en cache, les utilisateurs du monde entier peuvent collaborer sur les mêmes fichiers en temps réel. Cela évite les problèmes de connexion avec les réseaux étendus, la mise en place d’un accès utilisateur pour chaque utilisateur dans le monde entier au même système, et les problèmes de bande passante pour les utilisateurs distants ou les lieux où les connexions sont mauvaises.

Troisièmement: Un même fichier pour différents usages

Lorsque l’on gère de nombreux documents, ceux-ci sont utilisés par différentes activités de l’entreprise. Si la gestion documentaire n’est pas maîtrisée, le même document est utilisé à plusieurs reprises par les différents processus métiers. Cette situation présente des risques quant aux informations utilisées qui ne sont pas toujours synchronisées puisque les versions ne sont pas contrôlées de manière centralisée !

Avec SAP DMS, un objet document est disponible pour être utilisé par toutes les activités de l’entreprise. Grâce à la liaison d’objets, l’enregistrement contenant le document d’ingénierie ou d’autres plans peut être facilement lié à plusieurs commandes ou processus SAP, selon les besoins. Cela permet non seulement d’économiser de l’espace sur les disques du réseau, mais aussi de conserver un contrôle cohérent et fiable des données, ce qui signifie qu’un seul fichier est la véritable représentation de ces informations dans l’ensemble de l’entreprise.

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