Gestion des documents dans SAP DMS et publication dans SharePoint

par Lars Palitzsch

De nombreux clients SAP Business Suite ou S/4 HANA utilisent le système de gestion documentaire SAP (SAP DMS). Le module SAP DMS est inclus en standard dans les solutions SAP et offre différentes possibilités pour gérer et exploiter des Fiches Info Documents, des fichiers originaux, des caractéristiques SAP. Ces objets Fiches Info Documents peuvent être également liés à d’autres objets et structures SAP. SEAL Systems complète l’offre SAP DMS par des solutions permettant d’optimiser la diffusion de documents liés à des processus opérationnels SAP. Le présent article met en valeur la solution SEAL dans le contexte de mise à disposition de documentations sur un portail SharePoint.

Notre client construit des grandes infrastructures ou des machines spécialisées en fonction des spécifications communiquées par ses clients. Les documentations et les spécifications techniques créées pour ces machines doivent être accessibles par les équipes projets et les clients finaux. Or, ceux-ci  n’ont pas nécessairement accès au système SAP. Aussi, les documents doivent être accessibles de la façon la plus appropriée durant toute la phase projet ou après sa réalisation.

SharePoint pour le partage de documents

La solution SharePoint a été choisie à cette fin, parce qu’elle est déjà en place chez le client et parce qu’elle offre des possibilités de sauvegarde et de présentation structurée des documents. Avec SharePoint Online, les personnes externes autorisées ont également accès à des documents gérés dans SAP.

L’export des documentations est réalisé à partir de la structure documentaire SAP (BOM). Cette procédure peut être déclenchée à partir d’un large éventail de transactions et de processus SAP. La publication des documents dans SharePoint est réalisée manuellement au cours du projet. Dès qu’une nouvelle version de document est disponible, elle est mise à disposition dans SharePoint. A la fin du projet, une mise à jour définitive est réalisée dans SharePoint.

Un accès direct de SharePoint à SAP n’est pas nécessaire ni souhaité dans ce cas.

 
Sélection manuelle ou                       Génération d’une requête de sortie dans SAP
automatique de documents

 

Traitement et diffusion                Transfer vers SharePoint via la file de diffusion
via PLOSSYS                                     SharePoint

 

Modules SEAL Systems mis en oeuvre

La solution mise en place utilise les modules SEAL Systems suivants : Eclatement de nomenclatures, Document Distribution Director (DDD) et le serveur d’Output Management PLOSSYS :

Le module d’éclatement de nomenclatures permet de récupérer les bons documents d’une structure SAP. Le module DDD gère la liste des documents et la soumet au serveur de gestion des diffusions PLOSSYS. Celui-ci se charge de convertir les documents, de les estampiller, et de les redimensionner si nécessaire, avant de les transmettre à SharePoint via un périphérique PLOSSYS pour SharePoint. Les documents sont exportés dans une bibliothèque SharePoint.

Cette méthode est aussi simple qu’une impression SAP. Il suffit juste de configurer dans SAP la collecte des documents pertinents pour un processus donné, ainsi que des métadonnées SAP nécessaires à exporter dans SharePoint. Les solutions SEAL disposent de nombreuses  tables de configuration pour cela. Et, dans le cas de besoins spécifiques clients, la solution SEAL dispose d’un grand nombre de user exits.

 

Résultat : Une solution simple

Cette solution permet aux clients de déterminer très simplement les documents SAP nécessaires et de les mettre à disposition des utilisateurs non-SAP via SharePoint. Cette méthode permet de réduire les coûts et d’éviter les erreurs rencontrées avec une distribution manuelle.

 

Vous souhaitez en savoir davantage sur cette solution ? – Contactez-nous !

La solution est présentée lors de la commission  des utilisateurs SAP au DSAG le 10 Août 2017.

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