Homogénéisation des formats de documents stockés dans SAP

par Adalbert Nübling

Dans le quotidien des entreprises,un grand nombre de documents provenant de différentes sources sont déposés dans les content servers SAP. Ces documents aux formats TIFF et PDF peuvent provenir de sources internes ou externes et avoir été traités dans divers domaines d’activités ou par différentes personnes. Ces documents sont donc disponibles dans différents formats et de différente qualité. Il en résulte un manque de clarté et une difficulté de mettre à disposition ou de retraiter ces documents rapidement et efficacement. C’est pour cette raison que SEAL Systems propose le module ArchiveLink XSA, logiciel permettant de convertir des milliers de documents dans un format homogène.

Prenons comme exemple la gestion du personnel. Peut-être en avez-vous fait vous-même l’expérience, mais souvent, tous les documents de ressources humaines (de la feuille maladie aux dossiers de candidature) sont enregistrés dans divers formats de fichiers et déposés dans différentes archives. La lisibilité de certaines pages est parfois difficile. Elles peuvent être de travers ou scannées en utilisant une mauvaise résolution. Certains formats, comme par exemple des fichiers TIFF multipages, ne peuvent pas être affichés ; ce format n’étant pas pris en charge par le visualiseur installé sur le PC. Comme de plus en plus d’entreprises disposent déjà de portails web, il convient de veiller en outre à ce que tous ces documents relatifs au personnel soient disponibles en ligne et accessibles en permanence par les employés. La société SEAL Systems est experte dans le domaine de la gestion et la conversion des flux de documents et propose un ensemble de solutions pour homogénéiser l’archivage de documents.

ArchiveLink

Migration de documents

SEAL Systems propose une solution permettant de convertir des fichiers aux formats TIFF et PDF dans le format normé PDF/A-2b. Les documents comportant plusieurs documents partiels sont fusionnés dans un document global et déposés dans la nouvelle archive cible. D’autres formats, tels que par exemple le format JPG ou le format TXT peuvent également être convertir dans le format PDF/A-2b. La migration s’effectue en arrière plan, sans vous empêcher de travailler. La conversion peut par exemple être déclenchée en masse le soir. L’ensemble du processus est en outre adapté de façon à ce que les futurs documents  de RH ou les dossiers du personnel soient convertis à présent selon la norme PDF/A-2B lors et déposés dans une archive cible définie dans une table de paramétrage. SEAL Systems a déjà géré des projets nécessitant une conversion en masse de plus de 800.000 documents à destination de plus de 33.000 employés pour une entreprise agissant dans le domaine de la construction de machines.

Un tel projet de migration représente de nombreux avantages pour le client. Non seulement la qualité des documents est nettement améliorée, mais on obtient en plus une standardisation de tous les fichiers en les convertissant au format PDF/A. Tous les documents peuvent être visualisés au travers d’Acrobat Reader. Des filigranes et des estampillages peuvent également être appliqués automatiquement sur les documents. Tous les problèmes de conversion manuelle et d’affichage de documents sont éliminés, de sorte que les employés économisent du temps dans leur travail de consultation de documents RH. Un autre point positif. L’utilisation d’un produit standard permet d’évaluer les coûts et les risques liés au projet.

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