La protection des données au sein de l’entreprise occupe une place de plus en plus importante. Beaucoup plus de ressources qu’auparavant sont mobilisées pour assurer cette protection. Dans cette série en trois parties de notre blog, vous apprendrez des informations utiles sur les situations à risque lors de l’impression, ainsi que les possibilités pour éviter ces dangers. Aujourd’hui, nous vous montrons comment vous pouvez rendre votre processus d’impression plus sûr.

Recommandations pour une impression sécurisée

La sécurité de l’environnement d’impression repose sur trois piliers – les systèmes, les données et les documents. Des précautions doivent être prises pour chacun de ces piliers, afin d’aplanir les situations à risque mentionnées dans les partie 1 et partie 2. Les mesures suivantes font partie de ces précautions à prendre :

• Mettre des mots de passe là où c’est possible et fermer les protocoles et services/ports qui ne sont pas indispensables.
• Pour la protection du disque dur, des cryptages de données et sécurisations physiques du disque dur s’imposent. L’effacement sécurisé du disque dur ou son élimination avant la vente/la fin d’un leasing sont également importants. De plus, il ne suffit pas de formater le disque dur, il doit être écrasé avec des outils spécifiques.
• Des systèmes d’enregistrement centraux et des outils administrateurs devraient être utilisés, afin que les alertes des systèmes soient immédiatement affichés. De plus, avec ces outils, vous pouvez également suivre l’état d’utilisation du système.
• Contrôler de façon centralisée les activités du réseau. Installation d’analyseurs de réseau pour comprendre ce qui se passe dans le réseau, qui indique si tous les mécanismes de verrouillage sont actifs, etc.
• Sécurisation des serveurs (par des pare-feu).
• Transmission cryptée TLS des données en continue, de l’application (SAP, Windows, PLM,…) au système d’impression. Ce cryptage protège de bout en bout les flux de données d’impression. En outre, les serveurs utilisés pour la préparation de l’impression doivent également être protégés pour se prémunir d’un accès intrusif.
• Utilisation de filigranes, de papier sécurisé et de bacs fermés pour la destruction des documents confidentiels.
• Les tâches d’impression sont uniquement autorisées aux personnes habilitées. Utilisation de mécanismes de Secure & PickUp Printing indépendamment du fabricant.
• Contrôler les autorisations d’accès. Accordez des fonctions déterminées à des groupes d’utilisateurs déterminés, en limitant par exemple les fonctions de fax ou de numérisation. En outre, des restrictions du Workflow par l’accès à un lecteur réseausont également indispensables, afin que les collaborateurs ne puissent pas accéder à des répertoires ou des bibliothèques précis.
• Supprimer les données d‘impression (non) distribuées. Les données d’impression qui sont contenues ou sauvegardées sur des serveurs devraient ensuite être totalement supprimées selon des règles définies de manière fixe.
• Configurer l’impression selon les règles prédéfinies. Vous effectuez par exemple une impression depuis le service de ressources humaines. Les documents sont toujours acheminés vers une imprimante sécurisée dans une pièce dont l’accès est restreint. Ou alors, pour une impression déterminée, des filigranes peuvent être appliqués sur les documents.
• Cryptage des documents. En plus du cryptage du flux des données d’impression, vous pouvez aussi crypter le document lui-même. Les données sont cryptées au moyen d’une clé publique. Seul pourra « ouvrir » les documents, celui qui possède une clé privée valide. Ce dernier est identifié par une authentification au niveau de l’imprimante.

Conclusion

De nombreux dangers récurrents sont sous-estimés au moment de l’impression de documents confidentiels. Les dommages causés à l’extérieur peuvent facilement coûter des millions d’euros aux sociétés et ternir durablement leur réputation. SEAL Systems se penche depuis plus de 35 ans sur le sujet de l’Output Management. Nous savons donc où se trouvent les failles de sécurité dans le processus d’impression.

Nous serons ravi de répondre à vos questions, afin de sécuriser vos diffusions de données confidentielles.