Migration efficace de fichiers Microsoft Office (partie 2 sur 2)

par Dr. Uwe Wächter

Migration Office 28Les modèles CFAO se distinguent clairementdes fichiers MS Office, lorsqu’il s’agit de les archiver. De nombreuses entreprises estiment cependant que les fichiers MS Office possèdent une compatibilité ascendante et qu’ils peuvent être lus et modifiés par chaque future version de l’application génératrice. Ce n’est pourtant pas toujours le cas. C’est donc à bien prendre en considération, lorsque vous souhaitez migrer efficacement vos données depuis Microsoft Office 2003 (et antérieures) vers Office 2007 (et postérieures). Aujourd’hui, nous vous expliquerons si le mode de compatibilité peut servir de solution et vous montrerons comment concevoir et automatiser le processus de migration idéal.

Le mode de compatibilité comme solution ?

À partir de la version 2007, MS Office possède un mode de compatibilité. Celui-ci convertit à la volée des fichiers de formats antérieurs dans les nouveaux formats XML. L’utilisateur doit décider, lors de la sauvegarde du fichier, s’il veut enregistrer à nouveau dans l’ancien format binaire ou s’il veut le sauvegarder en mode  XML. L’application renvoie souvent des messages d’avertissement d’incompatibilités lors de la sauvegarde. La version 2003 possède également un mode de compatibilité qui recalcule temporairement les fichiers XML de la version postérieure de MS Office dans l’ancien format binaire, avant de l’afficher. Celui-ci possède toutefois les mêmes points faibles et a tendance à poser plus de problèmes, lors de la conversion de formats.

L’utilisation exclusive du mode de compatibilité expose aux risques mentionnés ci-dessus. Est-ce que le logiciel distingue toujours les versions des fichiers avec précision ? Est-ce que l’importation à l’aide d’un interpréteur complémentaire pour les anciens formats est toujours exacte ou, pour certains éléments, seule une émulation approximative est effectuée ? Des cas concrets incitent à la prudence. C’est alors que se pose la question suivante : Est-ce que le mode de compatibilité fera toujours partie des futures versions de MS Office ? Microsoft lui-même rappelle que tous les éléments utilisés dans MS Office ne peuvent pas être transférés d’un format MS Office à un autre, sans une modification de la reproduction visuelle du document.

Il apparaît donc qu’un mode de migration contrôlée – comme cela est courant pour les systèmes de CFAO – se révèle extrêmement utile. Lors de la mise à jour des ordinateurs sur MS Office 2007 ou 2010, les fichiers existants sont alors migrés automatiquement vers le nouveau format de fichier, au lieu d’accéder aux fichiers Office 2003 avec la nouvelle version de MS Office au moyen du mode de compatibilité.

En résumé, les documents d’entreprise critiques doivent être convertis seulement après avoir été contrôlés, lors de la phase de lancement complète ou partielle de la nouvelle version MS Office.

Analyser et classer les fichiers

Microsoft propose une solution utile pour faciliter les migrations contrôlées des fichiers : le module Office Migration Planning Manager pour Office 2010 (OMPM). Cet outil donne la possibilité à l’administrateur de faire tourner des tests sélectifs ou complets sur les fichiers et de classer les fichiers existants selon leurs risques de compatibilité. OMPM permet la classification automatique des fichiers existants selon les critères suivants :

  • L’âge des fichiers, ce qui n’est apparemment pas pertinent pour contrôler son adaptabilité
  • Les fichiers qui sans problème peuvent être convertis dans le nouveau format
  • Les fichiers qui contiennent des éléments ne pouvant pas être convertis dans un nouveau format sans une adaptation manuelle

Lors des tests, les fonctionnements des macros et des scripts VBA contenus dans le nouvel environnement d’exécution MS Office sont aussi analysés et évalués.

Migration contrôlée des fichiers : Concevoir le processus idéal pour automatiser l’opération

SEAL Systems offre la solution idéale pour concevoir des processus de migrations des fichiers. Au travers de la technologie Digital Process Factory (DPF) de SEAL Systems, il est possible de créer un workflow de traitements intégrant l’outil OMPM. Le système de Digital Process Factory est un environnement de développement et d’exécution de workflows de traitements  de données, de fichiers et de documents. Les workflows s’adaptent facilement à des besoins spécifiques clients. Il suffit d’insérer des unités de travail distinctes dans le workflow. 

Ces unités de travail (Working Units) sont imbriquées entre elles pour former une chaine de traitements. Une interface web permet de gérer la liaison entre ces unités de travail. Pour les documents MS Office gérés dans SAP DMS, nous disposons d’un module intitulé DMS-XSA (Extended Search&Action) pour déclencher une conversion en masse de fichiers gérés dans SAP DMS.

Vous trouverez encore toutes les informations à lire dans le livre blanc Office « Refiling ».

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