Output Management SAP : 5 raisons pour une solution centralisée

par Said ElMorabiti

Il est indispensable de disposer d’un système de gestion centralisée des impressions et des diffusions de documents, si vous souhaitez contrôler et optimiser vos distributions de documents au sein de votre entreprise. Parmi les nombreux avantages d’un système de Corporate Output Management, citons la traçabilité de toutes les demandes de diffusions et des états des imprimantes, la réduction des coûts opérationnels des services informatiques, la haute disponibilité des services, la protection des données sensibles de l’entreprise et bien d’autres avantages !

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Printers-300x261 Output Management SAP : 5 raisons pour une solution centralisée

1- Traçabilité des travaux et contrôle des imprimantes

Les utilisateurs et les administrateurs souhaitent connaître l’état des demandes d’impression ou de diffusion, ainsi que celui des imprimantes. Ces informations ne sont cependant pas disponibles dans le système standard SAP. L’interface SAP BC-XOM (eXternal Output Management) permet de gérer des flux bidirectionnels entre SAP et un système d’Output Management externe. L’exploitation de cette interface et la mise en oeuvre de la solution centralisée d’output management permet de mieux suivre l’état des demandes d’impression et de diffusion SAP. Elle permet aux administrateurs d’afficher les états et de surveiller facilement tous les jobs et les périphériques connectés. Ainsi, les utilisateurs disposent d’une information réelle et fiable et administrateurs peuvent facilement contrôler tous les périphériques et processus de diffusion à partir d’une même interface.

2- Compatibilité entre les données et les processus de diffusion

Le diagramme ci-dessous est une représentation visuelle de la façon dont la solution d’output management SAP centralise les échanges d’informations entre SAP et les différents canaux de diffusion.  La solution garantit la compatibilité entre les différents formats de données en entrées ( SAP GOF, PDF, RDI, ….) et les périphériques ou canaux électroniques de diffusions. La plateforme assure tous les traitements et les conversions nécessaires en fonction du processus de diffusion. Solution-output-management-SAP-1024x467 Output Management SAP : 5 raisons pour une solution centralisée

3- Réduction des coûts et des efforts d’exploitation IT

Les experts SAP sont amenés à réaliser différentes tâches récurrentes pour maintenir le système et répondre aux exigences des activités de l’entreprise. Parmi les tâches répétitives, nous retrouvons le développement des formulaires, ainsi que la déclaration des imprimantes sur les différents systèmes SAP. Un autre point important, c’est la gestion des incidents et leurs résolutions. Comment la solution centralisée permet de simplifier et réduire le temps consacré à ces tâches ?

Pour les formulaires développés directement dans SAP (Smartforms, SAPScript ou ADS), le serveur d’output management offre la possibilité de contrôler tous les périphériques de sortie au travers d‘un seul et unique type de périphérique SAPGOFU. La conversion dans le format supporté par l’imprimante est alors réalisée sur la plateforme d’Output Management. Cette méthode permet de réduire de manière significative les efforts dans la création de formulaires SAP. Elle garantit également une restitution identique des formulaires (format, police de caractères, codes à barres,…), quel que soit le modèle d’imprimante sélectionné.

En ce qui concerne la gestion des déclarations et suppressions des imprimantes, SEAL Systems a développé une base de données centralisée intitulée easyPRIMA. Elle permet de centraliser le déploiement des déclarations, modifications et suppressions d’imprimantes. En un seul clic, vous déployez ces déclarations à la fois dans SAP et dans le ou les systèmes d’output management connectés Cette méthode élimine les tâches répétitives. Le système centralisé d’output management permet donc une gestion simple des infrastructures d’impression de grande taille. De nouvelles imprimantes peuvent être ajoutées à la base de données des imprimantes rapidement et facilement à l’aide d’une simple interface web.

Les opérations d’assistance et de maintenance sont simplifiées, les administrateurs identifient rapidement les erreurs, afin de les corriger ou de proposer des alternatives. Vous pouvez donc garantir une haute disponibilité des services d’impressions et de diffusions (ex : routage des flux vers une autre imprimante si une imprimante connaît une panne matérielle…).

4- Personnalisation simplifiée de vos documents et de vos communications

Les entreprises doivent adapter en permanence leur communication en fonction des évolutions de leurs produits, des demandes de leurs clients et partenaires. Elles doivent également apporter les modifications nécessaires aux nouvelles réglementations.  Les formulaires et étiquettes SAP doivent répondre à ces exigences. Il est donc nécessaire de faciliter l’adaptation de ces formulaires aux demandes d’évolutions des équipes métiers.  Ces formulaires doivent constamment être enrichis par de nouvelles données, de nouveaux logos ou de codes à barres.

La solution de composition de formulaires Lasernet, proposée par SEAL Systems est basée sur le format XML. Elle permet de séparer les données de sa représentation. Vos formulaires peuvent être élaborés et maintenus de façon centralisée et sont disponibles pour tous les utilisateurs. La solution garantit la bonne mise en page des formulaires et une impression à l‘identique sur toutes les imprimantes de votre entreprise. Les documents les plus complexes sont réalisés simplement au travers d’une interface conviviale et la mise en forme n’est plus à gérer par des développeurs SAP.

5- Disponibilité et sécurité garanties

La capacité à transférer et à fournir les bons documents et les informations appropriés aux clients, aux fournisseurs, aux collègues et autres partenaires est primordial pour un grand nombre d’entreprises. Les entreprises qui mettent en œuvre une solution centralisée d’output management évitent les pertes de temps et les blocages d’activités liés aux mauvaises diffusions de documents. Avec la solution d’output management, la disponibilité permanente de tous les serveurs et dispositifs critiques de sortie est assurée par la mise en œuvre de mécanismes de répartition de charge et de basculement. Des mécanismes intégrés de cryptage et de compression protègent vos données contre tout accès non autorisé pendant le processus de production et d’impression. La disponibilité est garantie à différents niveaux critiques grâce à une architecture adaptée, des mécanismes de basculement, une compatibilité globale avec les périphériques (routage inter-imprimantes). La plateforme SEAL Systems utilise les derniers protocoles d’impressions pour sécuriser les flux de diffusions (IPP, IPPS,…).

Light-Bulb Output Management SAP : 5 raisons pour une solution centralisée

L’Output Management par SEAL Systems – Ce qui nous distingue


Une solution indépendante des fabricants d’imprimantes

Notre plateforme a été conçue pour simplifier le quotidien des entreprises et les rendre indépendantes. Les entreprises peuvent choisir librement leurs équipements ; notre technologie se charge de traiter toutes les demandes de diffusion et les adapter aux périphériques ou aux canaux de diffusion.

Une solution globale d’Output Management 

La solution SEAL Systems couvre tous les besoins de gestion des impressions et de diffusions provenant d’environnements systèmes (SAP, Windows, CAO, Citrix, équipements mobiles,…). Les possibilités d’intégration et l’éventail des fonctionnalités permet aux entreprises de maîtriser leurs flux de diffusions, au travers d’une seule plateforme. Cette approche réduit les coûts d’investissement et d’exploitation.

Contrôlez les imprimantes à partir d’un seul pilote d’impression

La solution SEAL Systems contrôle 98% des périphériques d’impression d’un client à partir d’un seul pilote d’impression. Une fois les imprimantes configurées, notre logiciel les rend automatiquement disponibles dans SAP et Windows.

Solution d’aujourd’hui et de demain  

La plateforme SEAL Systems couvrent tous les besoins des entreprises. La mettre en oeuvre, c’est répondre à vos besoins immédiats, tout en se donnant la possibilité de couvrir de nouveaux besoins. Les derniers développements de la plateforme PLOSSYS 5 sont réalisés en employant des technologies Cloud, afin de répondre aux enjeux de performances et de flexibilité du futur.

>> Découvrez également notre livre blanc : Corporate Output Management 

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SEAL Systems accompagne de nombreux clients SAP dans l’optimisation de la gestion de leurs impressions et diffusions de documents. Nous sommes à votre disposition pour partager nos expériences projet et vous conseiller dans vos études de solutions.

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